تقارير BI لتجارة التجزئة: ما تحتاج إليه فعلًا

قد تنتهي سلسلة التجزئة بسهولة إلى مئات التقارير التي لا يفتحها أحد، بينما يظل المالك يسأل السؤال نفسه كل أسبوع: كيف نسير فعلًا؟ ولا يقدّم ذكاء الأعمال BI إجابة إلا إذا بُنيت التقارير حول القرارات، لا حول البيانات المتاحة مصادفةً.

تتناول هذه المقالة التقارير التي يحتاج إليها تاجر التجزئة فعلًا، وتفاصيل التقويم والضرائب والعملات التي كثيرًا ما تشوّه الأرقام.

ابدأ بالقرارات

قبل بناء لوحة معلومات، دوّن من يقرر ماذا وبأي وتيرة:

• المالك أو الرئيس التنفيذي: أي المتاجر والأشكال والفئات يستثمر فيها أو يغلقها.
• الفريق التجاري: أي المنتجات يُبقي، وماذا يروّج، وكيف يحدد الأسعار.
• سلسلة الإمداد: ماذا تطلب وإلى أين تنقل المخزون.
• مدير المتجر: ماذا يفعل اليوم في هذا المتجر تحديدًا.

يحتاج كل منهم إلى تقرير مختلف، لا إلى لوحة ضخمة واحدة مليئة بالمرشحات.

التقارير المهمة

1. نظرة عامة على المبيعات

الإيرادات وعدد الإيصالات ومتوسط السلة وعدد الأصناف في الإيصال، حسب اليوم والمتجر والفئة، مع المقارنة بالعام الماضي وبالخطة. هذا هو التقرير الذي يفتحه الناس كل صباح، لذا يجب أن يُحمَّل بسرعة وأن يكون صحيحًا.

2. الهامش حسب الفئة والمنتج

قد تخفي الإيرادات وحدها المشكلات: فقد تنمو الفئة وتربح أقل. ويجب أن يراعي الهامش الخصومات والعروض والمرتجعات، وأن يستخدم الجميع تعريفًا واحدًا له. فإذا حسبته المالية والفريق التجاري بطريقتين مختلفتين، فسيُجادَل في التقرير بدلًا من استخدامه.

3. المخزون ونفاد الأصناف

المخزون المتاح وأيام التغطية والأصناف النافدة والأصناف بطيئة الحركة حسب المتجر. ولا تظهر المبيعات الضائعة بسبب الرفوف الفارغة في أي تقرير مبيعات، لذا يجب تقديرها على حدة. وهنا يؤتي ذكاء الأعمال ثماره أسرع ما يكون لدى معظم تجار التجزئة.

4. فاعلية العروض

ماذا حقق العرض فعلًا: مبيعات إضافية أم مبيعات مخفضة كانت ستتحقق على أي حال؟ قارن بفترة مماثلة وبمتاجر خارج العرض. وتحقق أيضًا مما إذا كانت مبيعات المنتجات المجاورة قد انخفضت في الوقت نفسه.

5. القنوات

المتاجر ومتجرك الإلكتروني وتطبيقات التوصيل والأسواق الإلكترونية. قارن القنوات بعد العمولات وتكاليف التوصيل، لا على أساس الإيرادات. فقد يبدو الطلب عبر التطبيق نموًا بينما يربح أقل بكثير من الطلب نفسه في المتجر.

6. مقارنة المتاجر

متاجر قابلة للمقارنة جنبًا إلى جنب: المبيعات لكل متر مربع ولكل موظف ولكل إيصال. لا تقارن إلا المتاجر التي عملت طوال الفترة، وإلا فستشوّه الافتتاحات الجديدة الصورة.

فخاخ التقويم والضرائب والعملات

الأعياد تتحرك كل عام

يقع رمضان والعيد وعيد الفصح ورأس السنة القمرية وديوالي في تواريخ مختلفة من التقويم الميلادي كل عام. لذا قد تضع مقارنة مارس بمارس الماضي فترة أعياد مقابل فترة عادية، فيكون النمو أو التراجع الظاهر على الشاشة وهميًا. أضف فترات الأعياد إلى بُعد التقويم، وقارن الأيام المتكافئة بالنسبة إلى كل عيد.

الضرائب تختلف حسب البلد

تختلف نسب وقواعد ضريبة القيمة المضافة وضريبة المبيعات بين البلدان، وأحيانًا داخل البلد الواحد. فإذا كنت تعمل في عدة أسواق، فحدد هل تعرض التقارير الإيرادات شاملة الضريبة أم دونها، والتزم بذلك في كل مكان. وإلا فستكون المقارنات بين البلدان مضللة.

العطلات الأسبوعية ليست واحدة

العطلة الأسبوعية في معظم البلدان هي السبت والأحد، وفي بعضها الجمعة والسبت. ويجب أن يراعي ذلك أي تقرير يقارن «مبيعات نهاية الأسبوع» بين البلدان، وكذلك تعريف الأسبوع. اتفقوا على يوم بداية أسبوع التقارير.

عدة عملات

تحتاج الشركة العاملة في عدة بلدان إلى عملة تقارير واحدة وقاعدة واحدة لسعر الصرف: يومي أو متوسط شهري أو سعر ثابت في الموازنة. وإلا فستبدو تحركات العملة نموًا أو تراجعًا في المبيعات.

الأسماء بعدة لغات

قد يظهر المنتج أو المورد نفسه بلغة في نظام وبلغة أخرى في نظام آخر، وبعدة كتابات. وبدون مرجع موحد للمنتجات (MDM) تتوزع مبيعات الصنف الواحد على عدة أسطر، فلا يمكن الوثوق بأي تقرير.

قبل البناء: افحص البيانات

تتعثر معظم مشاريع ذكاء الأعمال لا بسبب الأداة، بل لأن الأرقام لا تطابق النظام المحاسبي. قبل بناء لوحات المعلومات:

1. اتفقوا على تعريفات الإيرادات والهامش والمرتجعات ومؤشرات الأداء.
2. طابقوا إجماليات نقاط البيع وERP والمحاسبة. وسيبيّن تدقيق قصير لجودة البيانات مواضع الاختلاف.
3. نظّفوا مراجع المنتجات والمتاجر.
4. اختاروا الأداة في النهاية، وفق معايير واضحة.

الخلاصة

يبدأ ذكاء الأعمال الجيد لتجارة التجزئة صغيرًا: صورة يومية للمبيعات، وهامش صادق، والمخزون، ومقارنة القنوات بعد التكاليف. أدرج التقويم والضرائب والعملات من البداية، لأن إضافتها لاحقًا مكلفة. وعندما يثق الناس بهذه التقارير يصبح التعمق فيها سهلًا.

إذا كنت تخطط لمشروع ذكاء أعمال، فاطّلع على خدمة التحليلات وذكاء الأعمال BI. نبدأ بقراراتك وبياناتك، ثم نبني التقارير.