أطر إدارة البيانات: شرح المجالات الأحد عشر

عاجلًا أو آجلًا، تسأل الشركة النامية كيف تنظّم العمل مع بياناتها على النحو الصحيح. وعادةً ما تشير الإجابة إلى إطار لإدارة البيانات. وهذه الوثائق طويلة ومكتوبة للمتخصصين، لذا من السهل التخلي عنها قبل الخروج منها بفائدة.

تشرح هذه المقالة بلغة بسيطة الغرض من هذه الأطر، ومعنى مجالاتها، ومن أين تبدأ.

ما الذي يقدمه الإطار

يصف إطار إدارة البيانات مكونات العمل الجيد مع البيانات: المجالات والأدوار والممارسات. وهو لا يفرض أداة بعينها ولا ينجز العمل نيابةً عنك. وتكمن قيمته في أنه خريطة مشتركة تُظهر ما هو موجود وما ينقص ومن المسؤول.

أكثر الأسماء التي ستصادفها:

• DAMA-DMBOK. مرجع المعرفة في إدارة البيانات من DAMA International، وهو مرجع واسع يغطي التخصص كله.
• DCAM. نموذج تقييم قدرات إدارة البيانات من EDM Council، ويُستخدم لتقييم مستوى نضج إدارة البيانات في المؤسسة.
• معايير ISO. فمثلًا يتناول ISO 8000 جودة البيانات، ويتناول ISO/IEC 38505 حوكمة البيانات.

ولدى كثير من القطاعات والدول قواعدها الخاصة أيضًا. تحقق مما ينطبق عليك منها: فالإطار يساعد على تنظيم العمل، لكنه لا يحل محل المتطلبات القانونية.

المجالات الأحد عشر بلغة بسيطة

سنعتمد بنية DAMA-DMBOK لأنها الأشهر:

1. حوكمة البيانات. من يملك صلاحية القرار بشأن البيانات وكيف تُتخذ القرارات. وهي تقع في مركز المجالات الأخرى.
2. بنية البيانات. الصورة العامة للبيانات في الشركة والمسارات التي تسلكها.
3. نمذجة البيانات وتصميمها. الوصف الرسمي للكيانات والحقول والعلاقات بينها.
4. تخزين البيانات وتشغيلها. إبقاء قواعد البيانات متاحة، مع نسخ احتياطية وسرعة كافية.
5. أمن البيانات. حماية البيانات من الوصول غير المصرح به وتحديد من يحق له رؤية ماذا.
6. تكامل البيانات وقابلية التشغيل البيني. نقل البيانات بين الأنظمة ودمجها بصورة صحيحة.
7. إدارة الوثائق والمحتوى. الوثائق والمحتوى المحفوظة خارج قواعد البيانات العلائقية.
8. البيانات المرجعية والرئيسية. مرجع واحد للبيانات المهمة، مثل العملاء أو المنتجات (MDM).
9. مستودعات البيانات وذكاء الأعمال. إعداد البيانات للتحليل وتحويلها إلى تقارير.
10. البيانات الوصفية. بيانات عن البيانات: معنى الحقل ومصدره، وتُحفظ عادةً في فهرس.
11. جودة البيانات. يجب أن تكون البيانات مناسبة لغرض من يستخدمونها.

ماذا يعني هذا عمليًا

أيًّا كان الإطار الذي تختاره، تترتب على ذلك ثلاث نتائج عملية:

• الأدوار ضرورية. يجب أن يقود شخص ما البرنامج، وأن يكون لكل مجال بيانات رئيسي مالكون محددون.
• الأدلة مهمة. لا تكفي سياسة مكتوبة على الورق، بل تحتاج إلى سجلات تثبت أن العمل يجري فعلًا.
• العمل مستمر. تتغير البيانات كل يوم، فليس هذا مشروعًا لمرة واحدة ينتهي بتقرير.

من أين تبدأ

إن محاولة تطبيق جميع المجالات دفعة واحدة أضمن طريق إلى التعثر. وهذا ترتيب أكثر واقعية.

1. حدد هدفك

قرر لماذا تفعل ذلك: تقارير موثوقة أو ترحيل بيانات أو تدقيق أو استعداد لمشاريع الذكاء الاصطناعي. فالهدف يحدد المجالات التي تأتي أولًا والمدى الذي تبلغه في كل منها.

2. عيّن الأدوار

سمِّ الشخص الذي يقود البرنامج، ثم عيّن مالكي البيانات ومشرفيها لأول مجموعة من البيانات المهمة. فبدون مسؤولية واضحة تتحول كل خطوة لاحقة إلى جدال.

3. أنشئ قائمة بالبيانات المهمة

اذكر مجموعات البيانات الرئيسية وأنظمتها المصدر ومالكيها ودرجة حساسيتها. ويصبح هذا بداية فهرس البيانات ويدعم العمل على الأمن.

4. قيّم الفجوات

قارن الوضع الحالي بالإطار، مجالًا بعد مجال. وسجّل ما هو موجود وما ينقص والأدلة التي يمكنك تقديمها الآن.

5. ابدأ بجودة البيانات وحوكمتها

يدعم هذان المجالان معظم المجالات الأخرى تقريبًا: فمن الصعب إتقان الأمن والبيانات المرجعية والتقارير على بيانات لا مالك لها ولا يثق بها أحد. ويمنحك تدقيق جودة البيانات أرقامًا مرجعية قابلة للقياس، وتمنحك خطة الحوكمة في 90 يومًا أول عملية فاعلة.

6. احتفظ بالأدلة من اليوم الأول

احفظ القرارات والسجلات ونتائج الفحص أولًا بأول. فجمع الأدلة في نهاية العام أصعب بكثير من تسجيلها في أثناء العمل.

الخلاصة

تبدو أطر إدارة البيانات مخيفة بسبب حجمها، لكن منطقها بسيط: اعرف بياناتك، وحدد المسؤوليات، وقِس الجودة، وكن قادرًا على إثبات ذلك. ابدأ بهدفك وبالمجالات التي تعتمد عليها البقية، وسيصبح باقي البرنامج سلسلة من الخطوات الممكنة.

يمكننا المساعدة في الأساس: اطّلع على خدمة حوكمة البيانات. وهي تشمل التدقيق وقواعد الجودة وتحديد المسؤوليات والفهارس.

المصادر

• DAMA International، ناشر DAMA-DMBOK
• DCAM، EDM Council