BI для ритейла: какие отчёты действительно нужны

У розничной сети легко появляются сотни отчётов, которые никто не открывает, а собственник всё равно каждую неделю спрашивает одно и то же: как у нас на самом деле идут дела? BI даёт ответ, только если отчёты строятся вокруг решений, а не вокруг данных, которые оказались под рукой.

В статье — отчёты, которые действительно нужны ритейлеру, и особенности календаря, налогов и валют, которые часто искажают цифры.

Начните с решений

Прежде чем строить дашборд, запишите, кто и как часто что решает:

• Собственник или CEO: в какие магазины, форматы и категории вкладываться и что закрывать.
• Коммерческая команда: какие товары оставить, что продвигать, как ставить цены.
• Цепочка поставок: что заказывать и куда перемещать товар.
• Директор магазина: что делать сегодня в этом конкретном магазине.

Каждому из них нужен свой отчёт, а не один огромный дашборд с фильтрами.

Отчёты, которые важны

1. Обзор продаж

Выручка, число чеков, средний чек и число позиций в чеке по дням, магазинам и категориям. Сравнение с прошлым годом и с планом. Этот отчёт открывают каждое утро, поэтому он должен быстро загружаться и быть верным.

2. Маржа по категориям и товарам

Одна только выручка может скрывать проблемы: категория растёт, а зарабатывает меньше. Маржа должна учитывать скидки, акции и возвраты, и у всех должно быть одно её определение. Если финансы и коммерческая команда считают маржу по-разному, отчёт будут обсуждать, а не использовать.

3. Остатки и отсутствие товара

Остатки, запас в днях, отсутствующие позиции и медленно продающиеся товары по магазинам. Потерянные из-за пустых полок продажи не видны ни в одном отчёте о продажах, поэтому их приходится оценивать отдельно. Для большинства ритейлеров именно здесь BI окупается быстрее всего.

4. Эффективность акций

Что на самом деле дала акция: дополнительные продажи или просто продажи со скидкой, которые случились бы и так? Сравните с похожим периодом и с магазинами без акции. Проверьте и то, не упали ли при этом продажи соседних товаров.

5. Каналы

Магазины, собственный интернет-магазин, приложения доставки и маркетплейсы. Сравнивайте каналы после комиссий и расходов на доставку, а не по выручке. Заказ через приложение может выглядеть как рост и при этом приносить намного меньше такого же заказа в магазине.

6. Сравнение магазинов

Сопоставимые магазины рядом: продажи на квадратный метр, на сотрудника и на чек. Сравнивайте только магазины, работавшие весь период, иначе новые открытия исказят картину.

Ловушки календаря, налогов и валют

Праздники сдвигаются каждый год

Рамадан и Ид, Пасха, Новый год по лунному календарю и Дивали каждый год приходятся на разные даты григорианского календаря. Поэтому сравнение марта с прошлым мартом может сопоставить праздничный период с обычным, и рост или падение на экране окажутся ложными. Добавьте праздничные периоды в календарное измерение и сравнивайте дни, равноудалённые от каждого праздника.

Налоги различаются по странам

Ставки и правила НДС и налога с продаж различаются между странами, а иногда и внутри одной страны. Если вы работаете на нескольких рынках, решите, показывают ли отчёты выручку с налогом или без него, и придерживайтесь этого везде. Иначе сравнения между странами будут вводить в заблуждение.

Выходные не совпадают

В большинстве стран выходные — суббота и воскресенье, но в некоторых это пятница и суббота. Отчёт, сравнивающий «продажи в выходные» между странами, должен это учитывать, как и определение недели. Договоритесь, когда начинается отчётная неделя.

Несколько валют

Бизнесу в нескольких странах нужны одна валюта отчётности и одно правило для курса: дневной, средний за месяц или фиксированный бюджетный. Иначе движение курса будет выглядеть как рост или падение продаж.

Названия на нескольких языках

Один и тот же товар или поставщик может быть в одной системе на одном языке, а в другой на другом, да ещё в нескольких написаниях. Без единого справочника товаров (MDM) продажи одной позиции расходятся по нескольким строкам, и ни одному отчёту нельзя верить.

Прежде чем строить: проверьте данные

Большинство BI-проектов буксуют не из-за инструмента, а потому что цифры не сходятся с бухгалтерией. Прежде чем делать дашборды:

1. Договоритесь об определениях выручки, маржи, возвратов и KPI.
2. Сверьте итоги кассовой системы, ERP и бухгалтерии. Короткий аудит качества данных покажет, где они расходятся.
3. Приведите в порядок справочники товаров и магазинов.
4. Инструмент выбирайте последним, по понятным критериям.

Итог

Хороший BI для ритейла начинается с малого: ежедневная картина продаж, честная маржа, остатки и сравнение каналов с учётом расходов. Заложите календарь, налоги и валюты с самого начала, потому что добавлять их потом дорого. Когда люди начнут доверять этим отчётам, углублять их будет легко.

Если планируете BI-проект, смотрите услугу BI и аналитика. Мы начинаем с ваших решений и данных и только потом строим отчёты.