مالك البيانات ومشرفها: من يتولى ماذا

عندما يُظهر التقرير رقمًا خاطئًا، كثيرًا ما لا يجد سؤال «من المسؤول؟» إجابة. تقول تقنية المعلومات إن النظام يعمل بشكل صحيح، وتقول المبيعات إن البيانات جاءت من المالية، وتقول المالية إن أحدًا لم يخبرها بالتغيير.

يعالج ذلك دوران: مالك البيانات ومشرف البيانات. وهما في صميم أي برنامج لحوكمة البيانات، وكثيرًا ما يُخلط بينهما. تشرح هذه المقالة الفرق بينهما وكيفية تطبيقهما دون توظيف أحد.

مالك البيانات يتخذ القرارات

مالك البيانات قائد من جانب الأعمال مسؤول عن مجموعة معينة من البيانات، مثل بيانات العملاء أو المنتجات أو البيانات المالية. وهو:

• يعتمد التعريفات وقواعد الجودة؛
• يقرر من يصل إلى البيانات ولأي غرض؛
• يفصل في الخلافات بين الإدارات؛
• يقرر أين يُستثمر في إصلاح المشكلات؛
• يُسأل أمام الإدارة عن جودة البيانات.

ينبغي أن يكون المالك شخصًا يشعر بعواقب البيانات السيئة ويملك صلاحية تغيير طريقة عمل الناس. وهو عادةً مدير أول في الأعمال وليس مسؤول نظام. فالمدير التجاري مالك طبيعي لبيانات العملاء أكثر من مسؤول نظام CRM.

مشرف البيانات يتولى العمل اليومي

مشرف البيانات يتابع البيانات يوميًا. وهو:

• يتابع فحوصات الجودة ويحقق في الأخطاء؛
• يحدّث البيانات المرجعية ومسرد الأعمال؛
• يجيب عن أسئلة الزملاء حول معنى البيانات؛
• يقترح قواعد جديدة على المالك؛
• يبلّغ عن المشكلات المتكررة ومدى التقدم في حلها.

عادةً ما يكون المشرف متخصصًا خبيرًا من فريق الأعمال يعرف البيانات وطريقة استخدامها: محلل أول أو متخصص عمليات أو محاسب.

وماذا عن تقنية المعلومات؟

تتولى فرق تقنية المعلومات تشغيل الأنظمة: تخزن البيانات وتؤمّنها وتنسخها احتياطيًا وتبني خطوط البيانات. ويُسمى هذا الدور غالبًا أمين البيانات (data custodian). ويمكن لتقنية المعلومات تطبيق القاعدة، لكن لا ينبغي لها أن تقرر مضمونها.

إليك كيف تعمل الأدوار الثلاثة في مثال بسيط. تحتوي سجلات العملاء على سجلات مكررة:

1. المشرف يكتشف المشكلة عبر فحص الجودة ويقدّر حجمها.
2. المالك يقرر كيف تُحدَّد السجلات المكررة وأي سجل يبقى.
3. تقنية المعلومات تطبّق القاعدة في النظام وتضيف فحصًا تلقائيًا.
4. المشرف يتأكد من عمل الفحص ويتابع عدد السجلات المكررة بمرور الوقت.

كيف تطبّق الدورين

ابدأ بمجال بيانات واحد

اختر المجال الذي تؤلم مشكلاته أكثر، مثل العملاء أو المنتجات. لا تعيّن مالكين لجميع بيانات الشركة دفعة واحدة، فستبقى الأدوار حبرًا على ورق. وتصف خطة الأيام التسعين هذا النهج خطوة بخطوة.

استعن بمن يقومون بالعمل أصلًا

في معظم الشركات يوجد من يصحح البيانات المرجعية ويجيب عن الأسئلة حولها. اجعل هذا العمل صريحًا وخصص له وقتًا. ونادرًا ما تتطلب هذه الأدوار توظيفًا جديدًا، لكن يجب أن تنعكس المسؤولية الإضافية على أولويات الشخص.

دوّن المسؤوليات

تكفي صفحة واحدة: البيانات التي يشملها الدور، وما يقرره الشخص أو يفعله، وكيف تُصعَّد المشكلات. انشرها حيث يجدها الجميع، مع الأسماء.

ضع إيقاعًا بسيطًا

ينجح اجتماع شهري قصير بين المالك والمشرف: أرقام الجودة والمشكلات المفتوحة والقرارات المطلوبة. وعندما تتعدد المجالات، يمكن للمالكين الاجتماع كل ربع سنة لحسم المسائل المشتركة بين الإدارات.

قِس النتيجة

اختر بضعة أرقام لكل مجال: نسبة الحقول الرئيسية الفارغة، وعدد السجلات المكررة، ووقت إصلاح الخطأ. فإذا تحسنت الأرقام فالأدوار تعمل. وإذا لم يتغير شيء بعد عدة أشهر، فابحث عن السبب قبل التوسع.

أخطاء شائعة

• جعل تقنية المعلومات هي المالك. حينها تضطر إلى اتخاذ قرارات تخص الأعمال، ولا تشعر فرق الأعمال بأي مسؤولية.
• تعيين قائد كبير جدًا لا وقت لديه. الأفضل مدير يشارك فعلًا لا مسؤول رفيع يرد اسمه في القائمة فقط.
• منح الدور دون صلاحية. المشرف الذي لا يحصل على قرار من أحد سيتوقف قريبًا عن إثارة المشكلات.
• عدم تخصيص وقت للمشرفين. إذا أُضيف الدور إلى عبء عمل مكتمل، فسيخسر دائمًا أمام المهام العاجلة.
• تعدد المالكين لمجموعة البيانات نفسها. حين يكون الجميع مسؤولين لا يكون أحد مسؤولًا. يمكن لإدارات أخرى أن تشارك، لكن شخصًا واحدًا يقرر.

الخلاصة

المالك يقرر، والمشرف يتولى العمل اليومي، وتقنية المعلومات توفر التقنية. وينهي هذا التقسيم البسيط معظم الخلافات حول ملكية البيانات. ابدأ بمجال واحد، وسمِّ أشخاصًا حقيقيين، وامنحهم الوقت والصلاحية، وستحصل على عملية تعمل يمكن تكرارها في مجالات أخرى.

إذا احتجت إلى مساعدة، فاطّلع على خدمة حوكمة البيانات: نوزّع الأدوار مع فريقك، ونضع القواعد، ونترك لديك فحوصات تعمل.