Veri yönetişimine nasıl başlanır: 90 günlük plan

Pek çok kişi için "veri yönetişimi" kalın politika belgelerini, komiteleri ve pahalı platformları akla getirir. Bu yüzden veri yönetişimi programları ya hiç başlamaz ya da fazla geniş kapsamla başlayıp altı ay sonra sessizce sönüp gider.

Pratikte veri yönetişimi basit sorulara yanıt verir: Verilerden kim sorumlu, nasıl tanımlanıyor, kalitesi nasıl kontrol ediliyor ve bir hata bulunduğunda ne oluyor. Küçük başlayıp üç ay içinde görünür sonuçlar elde edebilirsiniz. İşte tam olarak bunu yapmak için bir plan.

İşletmenin veri yönetişimine neden ihtiyacı var

Veriler üzerinde mutabakat olmadığında her departman kendi rakamlarıyla yaşar. Satış ekibi ciroyu sipariş tarihine, finans ödeme tarihine göre sayar. Pazarlama mükerrer kayıtlarla dolu bir müşteri tabanı dışa aktarır, lojistik adresleri kendi sisteminde düzeltir ve bu düzeltmeler başka kimseye ulaşmaz. Sonuç olarak:

• toplantılar kimin rakamlarının doğru olduğuna dair tartışmalara dönüşür;
• analistler zamanlarını analiz yerine mutabakatla geçirir;
• hataları verilerden sorumlu kişiler değil, müşteriler veya yönetim bulur.

Veri yönetişimi bu belirsizliği ortadan kaldırır: Her önemli veri setinin bir sahibi, her metriğin tek bir tanımı ve her hatanın net bir çözüm yolu olur.

Temel hata: tüm şirketle başlamak

En yaygın başarısızlık senaryosu, tüm verileri tek seferde tanımlamaya, her departmanda sahip atamaya ve şirket çapında bir politika yazmaya çalışmaktır. Böyle bir proje görünür bir şey ortaya koyana kadar uzun zaman alır ve işletme ilgisini kaybeder.

Tersi yaklaşım işe yarar: Veri sorunlarının en çok acıttığı bir alan seçin, orayı düzene sokun ve sonucu gösterin. Ardından elinizdeki şablonlarla bir sonraki alanda tekrarlayın.

90 günlük plan

1–2. haftalar: alanı seçin ve başlangıç durumunu kaydedin

Kötü verilerin para ya da zamana mal olduğu ve yönetimin bunu görebildiği bir alan arayın. Tipik adaylar:

• mükerrer kayıtlar ve eksik iletişim bilgileri içeren bir müşteri referansı;
• farklı adlar ve ölçü birimleri içeren bir ürün referansı;
• rakamların departmanlar arasında farklılaştığı yönetim satış raporlaması.

Başlangıç durumunu hemen kaydedin: kaç mükerrer kayıt var, alanların ne kadarı boş, ayda kaç saat mutabakata gidiyor. Bu rakamlar olmadan üç ay sonra sonucu kanıtlayacak hiçbir şeyiniz olmaz.

3–4. haftalar: rolleri atayın

Seçilen alan için iki rol gerekir:

• Veri sahibi: bir iş lideri. Kuralları onaylar, anlaşmazlıkları çözer ve kaliteden yönetime karşı sorumludur. Bu kişi BT'den değildir: Müşteri referansının sahibi, CRM yöneticisinden çok ticari direktör olacaktır.
• Veri kâhyası: verilerle günlük olarak ilgilenen bir uzman. Hataları araştırır, referansı güncel tutar ve meslektaşlarının sorularını yanıtlar.

Bu roller yeni işe alım gerektirmez. Genellikle bu verilerle zaten çalışan kişilerin görevlerinin bir parçasıdır; artık yalnızca açıkça tanımlanmış olurlar.

5–8. haftalar: tanımlar ve kurallar üzerinde anlaşın

Veri sahibini, veri kâhyasını ve verilerin başlıca kullanıcılarını bir araya getirip şunları yazın:

1. Tanımlar. Müşteri, aktif müşteri ve mükerrer kayıt olarak ne sayılır. Tanımlar, herkesin erişebildiği basit bir belge ya da tablo olan iş sözlüğüne girer.
2. Kalite kuralları. Hangi alanlar zorunludur, telefon numaraları hangi formatta saklanır, iki müşterinin aynı kişi olduğu nasıl anlaşılır.
3. Doğruluk kaynağı. Veriler hangi sistemde oluşturulur ve düzenlenir, hangi sistemler yalnızca bir kopyasını alır.

Her şeyi kapsamaya çalışmayın. İlk adım için kilit alanlara yönelik on ila on beş kural yeterlidir.

9–12. haftalar: kontrolleri otomatikleştirin ve sonucu gösterin

Kimse kontrol etmezse kâğıt üzerindeki kurallar işe yaramaz. Onları, belirli bir takvimle çalışan ve ihlalleri veri kâhyasına bildiren otomatik kontrollere dönüştürün. Bunun için özel bir platforma ihtiyacınız yok: İlk aşamada veritabanı sorguları ve eğilimi gösteren basit bir rapor yeterlidir.

Paralel olarak çözüm sürecini tanımlayın: Hata bildirimini kim alır, hatayı ne zamana kadar ve hangi sistemde düzeltir, hata tekrarlamaya devam ederse ne yapılır.

Üçüncü ayın sonunda metrikleri başlangıç durumuyla karşılaştırın ve yönetime gösterin: Şu kadar mükerrer kayıt vardı ve mutabakata şu kadar saat harcanıyordu, şimdi ise şu kadar.

Başlangıçta hangi belgelere ihtiyacınız var

Veri yönetişiminin onsuz yapamayacağı asgari set:

• alanın kilit veri setlerinin, sahipleri ve veri kâhyalarıyla birlikte listesi;
• metrik ve varlık tanımlarını içeren bir iş sözlüğü;
• kalite kurallarının ve kontrol sonuçlarının listesi;
• hata çözüm sürecinin tanımı.

Bunların tümü birkaç sayfaya sığar. Daha kapsamlı bir veri kataloğu, birden fazla alan olduğunda ve insanların şirket genelinde veri araması gerektiğinde anlamlı hale gelir.

Sonuç nasıl ölçülür

İşletmenin anladığı iki üç metrik seçin ve bunları aylık olarak izleyin:

• tüm kalite kontrollerinden geçen kayıtların oranı;
• mükerrer kayıtların veya boş zorunlu alanların sayısı;
• manuel mutabakat ve düzeltmelere harcanan süre;
• rapor kullanıcılarının bir veri hatası keşfettiği olayların sayısı.

Hatasız kayıtların oranının artması ve manuel işin azalması, programı sonraki alanlara genişletmek için en iyi argümanlardır.

Bir platform satın almanız gerekiyor mu?

Başlangıçta hayır. Tanımlar, kurallar ve roller araçtan daha önemlidir; ilk kontroller mevcut veritabanınız ve açık kaynak araçlar üzerine kurulabilir. Kataloglar, veri kalitesi ve MDM için özel platformlar; çok sayıda alan, birden fazla ekip ve artan veri hacmi olduğunda kendini amorti eder. O zamana kadar hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu tam olarak bilecek ve geri kalanı için fazla ödeme yapmayacaksınız.

Özet

Veri yönetişimi yüz sayfalık bir politikayla değil; sorunlu tek bir alan, atanmış iki rol, bir düzine kural ve otomatik kontrollerle başlar. Bu yaklaşım üç ay içinde ölçülebilir bir sonuç ve bir sonraki veri setine taşıyabileceğiniz hazır şablonlar sunar.

Başlamak için yardıma ihtiyacınız varsa Veri Yönetişimi hizmetimize göz atın: Bir denetimle başlıyor, rolleri ve kuralları kuruyor ve size çalışan kontroller bırakıyoruz.