Cara memulai tata kelola data: rencana 90 hari

Bagi banyak orang, "tata kelola data" mengingatkan pada dokumen kebijakan yang tebal, komite, dan platform yang mahal. Itulah sebabnya program tata kelola data sering kali tidak pernah dimulai, atau dimulai terlalu luas lalu diam-diam memudar enam bulan kemudian.

Dalam praktiknya, tata kelola data menjawab pertanyaan sederhana: siapa yang bertanggung jawab atas data, bagaimana data didefinisikan, bagaimana kualitasnya diperiksa, dan apa yang terjadi ketika ditemukan kesalahan. Anda bisa memulai dari skala kecil dan mendapatkan hasil yang terlihat dalam tiga bulan. Berikut rencana untuk melakukannya.

Mengapa bisnis membutuhkan tata kelola data

Tanpa kesepakatan tentang data, setiap departemen hidup dengan angkanya sendiri. Bagian penjualan menghitung pendapatan berdasarkan tanggal pesanan, bagian keuangan berdasarkan tanggal pembayaran. Bagian pemasaran mengekspor basis pelanggan yang penuh duplikat, bagian logistik memperbaiki alamat di sistemnya sendiri, dan perbaikan itu tidak pernah sampai ke pihak lain. Akibatnya:

• rapat berubah menjadi perdebatan tentang angka siapa yang benar;
• analis menghabiskan waktu untuk mencocokkan data, bukan menganalisisnya;
• kesalahan ditemukan oleh pelanggan atau manajemen, bukan oleh orang yang bertanggung jawab atas data.

Tata kelola data menghilangkan ketidakpastian ini: setiap set data penting memiliki pemilik, setiap metrik memiliki satu definisi, dan setiap kesalahan memiliki jalur penyelesaian yang jelas.

Kesalahan utama: memulai dari seluruh perusahaan

Skenario kegagalan yang paling umum adalah mencoba mendeskripsikan semua data sekaligus, menunjuk pemilik di setiap departemen, dan menulis kebijakan untuk seluruh perusahaan. Proyek seperti ini butuh waktu lama untuk menghasilkan sesuatu yang terlihat, dan bisnis kehilangan minat.

Pendekatan sebaliknya yang berhasil: pilih satu area tempat masalah data paling menyakitkan, tertibkan area itu, dan tunjukkan hasilnya. Lalu ulangi di area berikutnya, dengan templat yang sudah siap.

Rencana 90 hari

Minggu 1–2: pilih area dan catat kondisi awal

Carilah area tempat data yang buruk menghabiskan uang atau waktu dan hal itu terlihat oleh manajemen. Kandidat yang umum:

• referensi pelanggan dengan duplikat dan detail kontak yang tidak lengkap;
• referensi produk dengan nama dan satuan ukur yang berbeda-beda;
• laporan penjualan manajemen yang angkanya berbeda antardepartemen.

Segera catat kondisi awalnya: berapa banyak duplikat, berapa porsi kolom yang kosong, berapa jam per bulan habis untuk mencocokkan data. Tanpa angka-angka ini, tiga bulan kemudian Anda tidak punya apa pun untuk membuktikan hasilnya.

Minggu 3–4: tetapkan peran

Area yang dipilih membutuhkan dua peran:

• Pemilik data — pimpinan bisnis. Ia menyetujui aturan, menyelesaikan perselisihan, dan bertanggung jawab kepada manajemen atas kualitas. Ini bukan bagian TI: pemilik referensi pelanggan lebih mungkin direktur komersial daripada administrator CRM.
• Pengelola data — spesialis yang menjaga data dari hari ke hari: menyelidiki kesalahan, memelihara referensi, dan menjawab pertanyaan rekan kerja.

Peran-peran ini tidak memerlukan karyawan baru. Biasanya peran tersebut sudah menjadi bagian tugas orang yang bekerja dengan data ini, hanya kini dinyatakan secara eksplisit.

Minggu 5–8: sepakati definisi dan aturan

Kumpulkan pemilik, pengelola, dan pengguna utama data, lalu tuliskan:

1. Definisi. Apa yang dihitung sebagai pelanggan, pelanggan aktif, dan duplikat. Definisi ini dimasukkan ke glosarium bisnis — dokumen atau spreadsheet sederhana yang dapat diakses semua orang.
2. Aturan kualitas. Kolom mana yang wajib diisi, dalam format apa nomor telepon disimpan, bagaimana mengetahui bahwa dua pelanggan adalah orang yang sama.
3. Sumber kebenaran. Di sistem mana data dibuat dan diedit, dan sistem mana yang hanya menerima salinannya.

Jangan mencoba mencakup semuanya. Sepuluh hingga lima belas aturan untuk kolom-kolom kunci sudah cukup untuk langkah pertama.

Minggu 9–12: otomatiskan pemeriksaan dan tunjukkan hasilnya

Aturan di atas kertas tidak berjalan jika tidak ada yang memeriksanya. Ubah aturan tersebut menjadi pemeriksaan otomatis yang berjalan terjadwal dan memberi tahu pengelola data tentang pelanggaran. Anda tidak memerlukan platform khusus untuk ini: pada tahap pertama, kueri basis data dan laporan sederhana yang menunjukkan tren sudah cukup.

Secara paralel, uraikan proses penyelesaiannya: siapa yang menerima peringatan kesalahan, kapan batas waktunya dan di sistem mana kesalahan diperbaiki, serta apa yang dilakukan jika kesalahan terus berulang.

Pada akhir bulan ketiga, bandingkan metrik dengan kondisi awal dan tunjukkan kepada manajemen: sebelumnya ada sekian duplikat dan sekian jam habis untuk pencocokan, dan sekarang sekian.

Dokumen apa yang dibutuhkan di awal

Set minimum yang tidak bisa ditinggalkan dalam tata kelola data:

• daftar set data kunci di area tersebut beserta pemilik dan pengelolanya;
• glosarium bisnis dengan definisi metrik dan entitas;
• daftar aturan kualitas dan hasil pemeriksaannya;
• uraian proses penyelesaian kesalahan.

Semua ini muat dalam beberapa halaman. Katalog data yang lebih lengkap baru sepadan ketika sudah ada beberapa area dan orang perlu mencari data di seluruh perusahaan.

Cara mengukur hasilnya

Pilih dua atau tiga metrik yang dipahami bisnis dan pantau setiap bulan:

• porsi catatan yang lolos semua pemeriksaan kualitas;
• jumlah duplikat atau kolom wajib yang kosong;
• waktu yang dihabiskan untuk pencocokan dan koreksi manual;
• jumlah insiden ketika pengguna laporan menemukan kesalahan data.

Porsi catatan bebas kesalahan yang terus bertambah dan pekerjaan manual yang berkurang adalah argumen terbaik untuk memperluas program ke area berikutnya.

Apakah perlu membeli platform?

Tidak di awal. Definisi, aturan, dan peran lebih penting daripada alat, dan pemeriksaan pertama dapat dibangun di atas basis data yang sudah ada dan alat open source. Platform khusus untuk katalog, kualitas data, dan MDM baru sepadan ketika ada banyak area, beberapa tim, dan volume data yang terus bertambah. Pada saat itu Anda sudah tahu persis fitur apa yang dibutuhkan dan tidak akan membayar lebih untuk sisanya.

Ringkasan

Tata kelola data tidak dimulai dengan kebijakan seratus halaman, melainkan dengan satu area yang bermasalah, dua peran yang ditetapkan, belasan aturan, dan pemeriksaan otomatis. Dalam tiga bulan, pendekatan ini memberikan hasil yang terukur dan templat siap pakai yang bisa Anda bawa ke kelompok data berikutnya.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memulai, lihat layanan Tata Kelola Data kami: kami mulai dengan audit, menyiapkan peran dan aturan, dan meninggalkan pemeriksaan yang berjalan untuk Anda.