Veri sahibi ve veri kâhyası: kim ne yapar

Bir rapor yanlış bir rakam gösterdiğinde "kim sorumlu?" sorusunun çoğu zaman yanıtı yoktur. BT, sistemin doğru çalıştığını söyler. Satış, verilerin finanstan geldiğini söyler. Finans ise değişiklikten kimsenin kendilerine haber vermediğini söyler.

Bu sorunu iki rol çözer: veri sahibi ve veri kâhyası. Her veri yönetişimi programının merkezinde yer alırlar ve sıklıkla birbirleriyle karıştırılırlar. Bu yazıda aralarındaki farkı ve onları kimseyi işe almadan nasıl tanımlayabileceğinizi açıklıyoruz.

Veri sahibi: kararları verir

Veri sahibi, müşteri, ürün veya finansal veriler gibi belirli bir veri setinden hesap veren bir iş lideridir. Veri sahibi:

• tanımları ve kalite kurallarını onaylar;
• verilere kimin hangi amaçla erişebileceğine karar verir;
• departmanlar arasındaki anlaşmazlıkları çözer;
• sorunların giderilmesi için nereye yatırım yapılacağına karar verir;
• verilerin kalitesinden yönetime karşı sorumludur.

Veri sahibi, kötü verilerin sonuçlarını hisseden ve insanların çalışma biçimini değiştirme yetkisine sahip biri olmalıdır. Bu genellikle bir sistem yöneticisi değil, iş tarafında üst düzey bir yönetici anlamına gelir. Ticari direktör, müşteri verilerinin CRM yöneticisinden daha doğal bir sahibidir.

Veri kâhyası: günlük işi yapar

Veri kâhyası, verilerle günlük olarak ilgilenir. Veri kâhyası:

• kalite kontrollerini izler ve hataları araştırır;
• referans verileri ve iş sözlüğünü güncel tutar;
• verilerin ne anlama geldiğine dair meslektaşlarının sorularını yanıtlar;
• veri sahibine yeni kurallar önerir;
• tekrarlayan sorunları ve bunların nasıl ilerlediğini raporlar.

Veri kâhyası genellikle iş ekibinden, verileri ve nasıl kullanıldıklarını bilen deneyimli bir uzmandır: kıdemli bir analist, bir operasyon uzmanı veya bir muhasebeci.

Peki ya BT?

BT ekipleri sistemlerin çalışmasını sağlar: Verileri saklar, korur, yedekler ve veri hatları kurar. Bu role genellikle veri muhafızı (data custodian) denir. BT bir kuralı uygulayabilir, ancak kuralın ne söylediğine karar vermemelidir.

Üç rolün basit bir örnekte nasıl çalıştığına bakalım. Müşteri kayıtlarında mükerrer kayıtlar var:

1. Veri kâhyası sorunu bir kalite kontrolüyle bulur ve boyutunu tahmin eder.
2. Veri sahibi mükerrer kayıtların nasıl belirleneceğine ve hangi kaydın tutulacağına karar verir.
3. BT kuralı sisteme uygular ve otomatik bir kontrol ekler.
4. Veri kâhyası kontrolün çalıştığını teyit eder ve mükerrer kayıtların sayısını zaman içinde izler.

Roller nasıl tanımlanır

Tek bir veri alanıyla başlayın

Müşteriler veya ürünler gibi sorunların en çok acıttığı alanı seçin. Şirketin tüm verileri için aynı anda sahip atamayın: Roller kâğıt üzerinde kalır. 90 günlük yönetişim planı bu yaklaşımı adım adım anlatır.

İşi zaten yapan kişilerden yararlanın

Çoğu şirkette birisi referans verileri zaten düzeltiyor ve bunlarla ilgili soruları yanıtlıyordur. Bu işi açıkça tanımlayın ve ona zaman ayırın. Bu roller nadiren yeni işe alım gerektirir, ancak ek sorumluluk kişinin önceliklerine yansıtılmalıdır.

Sorumlulukları yazın

Bir sayfa yeterlidir: rolün hangi verileri kapsadığı, kişinin neye karar verdiği veya ne yaptığı ve sorunların nasıl üst kademeye taşındığı. Bunu isimlerle birlikte herkesin bulabileceği bir yerde yayımlayın.

Basit bir ritim oluşturun

Veri sahibi ile veri kâhyası arasında kısa bir aylık toplantı iyi sonuç verir: kalite rakamları, açık sorunlar ve gereken kararlar. Birden fazla alan çalışır hale geldiğinde veri sahipleri, departmanları aşan soruları çözmek için üç ayda bir toplanabilir.

Sonucu ölçün

Her alan için birkaç rakam seçin: boş kilit alanların oranı, mükerrer kayıt sayısı, bir hatayı düzeltme süresi. Rakamlar iyileşiyorsa roller işe yarıyordur. Birkaç ay sonra hiçbir şey değişmiyorsa, genişletmeden önce nedenini bulun.

Yaygın hatalar

• BT'yi veri sahibi yapmak. Bu durumda iş kararlarını BT vermek zorunda kalır ve iş ekipleri hiçbir sorumluluk hissetmez.
• Zamanı olmayan çok üst düzey bir sahip atamak. Adı yalnızca listede yer alan bir üst yöneticiden ziyade gerçekten sürece katılan bir yönetici daha iyidir.
• Rolü yetki vermeden atamak. Kimseden karar alamayan bir veri kâhyası kısa sürede sorunları dile getirmeyi bırakır.
• Veri kâhyalarını onlara zaman ayırmadan atamak. Rol dolu bir iş yükünün üzerine eklenirse acil işler karşısında hep geri planda kalır.
• Bir veri seti için birden fazla sahip belirlemek. Birden fazla kişi sorumlu olduğunda kimse sorumlu değildir. Diğer departmanlar sürece katılabilir, ancak kararı tek bir kişi verir.

Özet

Veri sahibi karar verir, veri kâhyası günlük işi yapar, BT ise teknolojiyi sağlar. Bu basit iş bölümü, verilerin kime ait olduğuna dair tartışmaların çoğunu sona erdirir. Tek bir alanla başlayın, gerçek kişileri belirleyin ve onlara zaman ve yetki verin; böylece diğer alanlarda tekrarlayabileceğiniz çalışan bir süreciniz olur.

Bunu kurmak için yardıma ihtiyacınız varsa Veri Yönetişimi hizmetimize göz atın: Rolleri ekibinizle birlikte atıyor, kuralları kuruyor ve size çalışan kontroller bırakıyoruz.