Pemilik data vs pengelola data: siapa melakukan apa

Ketika sebuah laporan menampilkan angka yang salah, pertanyaan "siapa yang bertanggung jawab?" sering tidak terjawab. Bagian TI mengatakan sistem berjalan dengan benar. Bagian penjualan mengatakan datanya berasal dari bagian keuangan. Bagian keuangan mengatakan tidak ada yang memberi tahu mereka tentang perubahan itu.

Dua peran mengatasi masalah ini: pemilik data dan pengelola data. Keduanya menjadi inti setiap program tata kelola data, dan keduanya sering tertukar. Artikel ini menjelaskan perbedaannya dan cara menerapkannya tanpa merekrut siapa pun.

Pemilik data: mengambil keputusan

Pemilik data (data owner) adalah pimpinan bisnis yang bertanggung jawab atas suatu kelompok data tertentu, seperti data pelanggan, produk, atau keuangan. Pemilik data:

• menyetujui definisi dan aturan kualitas;
• memutuskan siapa yang dapat mengakses data dan untuk tujuan apa;
• menyelesaikan perselisihan antardepartemen;
• memutuskan di mana harus berinvestasi untuk memperbaiki masalah;
• bertanggung jawab kepada manajemen atas kualitas data.

Pemilik data sebaiknya orang yang merasakan akibat dari data yang buruk dan memiliki wewenang untuk mengubah cara orang bekerja. Biasanya itu berarti manajer senior di sisi bisnis, bukan administrator sistem. Direktur komersial lebih wajar menjadi pemilik data pelanggan daripada administrator CRM.

Pengelola data: mengerjakan pekerjaan harian

Pengelola data (data steward) menjaga data dari hari ke hari. Pengelola data:

• memantau pemeriksaan kualitas dan menyelidiki kesalahan;
• memelihara data referensi dan glosarium bisnis;
• menjawab pertanyaan rekan kerja tentang arti data;
• mengusulkan aturan baru kepada pemilik data;
• melaporkan masalah yang berulang dan perkembangannya.

Pengelola data biasanya spesialis berpengalaman dari tim bisnis yang memahami data dan cara penggunaannya: analis senior, spesialis operasional, atau akuntan.

Lalu bagaimana dengan TI?

Tim TI menjaga sistem tetap berjalan: mereka menyimpan data, mengamankannya, membuat cadangan, dan membangun pipeline. Peran ini sering disebut data custodian. TI dapat menerapkan suatu aturan, tetapi tidak semestinya memutuskan isi aturan tersebut.

Berikut cara kerja ketiga peran dalam contoh sederhana. Catatan pelanggan mengandung duplikat:

1. Pengelola data menemukan masalah melalui pemeriksaan kualitas dan memperkirakan skalanya.
2. Pemilik data memutuskan bagaimana duplikat diidentifikasi dan catatan mana yang dipertahankan.
3. TI menerapkan aturan tersebut di sistem dan menambahkan pemeriksaan otomatis.
4. Pengelola data memastikan pemeriksaan berjalan dan memantau jumlah duplikat dari waktu ke waktu.

Cara menerapkan peran-peran ini

Mulailah dengan satu area data

Pilih area tempat masalah paling menyakitkan, seperti pelanggan atau produk. Jangan menunjuk pemilik untuk semua data perusahaan sekaligus: peran-peran itu akan tetap di atas kertas. Rencana tata kelola 90 hari menguraikan pendekatan ini langkah demi langkah.

Libatkan orang yang sudah mengerjakannya

Di sebagian besar perusahaan, sudah ada orang yang memperbaiki data referensi dan menjawab pertanyaan tentangnya. Jadikan pekerjaan itu eksplisit, dan sediakan waktu untuknya. Peran ini jarang memerlukan karyawan baru, tetapi tanggung jawab tambahan harus tercermin dalam prioritas orang tersebut.

Tuliskan tanggung jawabnya

Satu halaman sudah cukup: data apa yang dicakup peran tersebut, apa yang diputuskan atau dikerjakan orang itu, dan bagaimana masalah dieskalasi. Publikasikan di tempat yang mudah ditemukan semua orang, beserta nama-namanya.

Bangun ritme sederhana

Rapat bulanan singkat antara pemilik dan pengelola data sangat efektif: angka kualitas, masalah yang masih terbuka, dan keputusan yang dibutuhkan. Ketika beberapa area sudah berjalan, para pemilik data dapat bertemu setiap kuartal untuk menyelesaikan pertanyaan lintas departemen.

Ukur hasilnya

Pilih beberapa angka untuk setiap area: porsi kolom kunci yang kosong, jumlah duplikat, waktu untuk memperbaiki kesalahan. Jika angkanya membaik, peran-peran itu berjalan. Jika tidak ada yang berubah setelah beberapa bulan, cari tahu penyebabnya sebelum memperluas.

Kesalahan umum

• Menjadikan TI sebagai pemilik. TI lalu harus mengambil keputusan bisnis, dan tim bisnis tidak merasa bertanggung jawab.
• Menunjuk pemilik yang sangat senior tetapi tidak punya waktu. Lebih baik manajer yang benar-benar terlibat daripada eksekutif puncak yang namanya hanya tercantum di daftar.
• Memberikan peran tanpa wewenang. Pengelola data yang tidak bisa mendapatkan keputusan dari siapa pun akan segera berhenti mengangkat masalah.
• Menunjuk pengelola data tanpa menyisihkan waktu. Jika peran itu sekadar ditambahkan ke beban kerja yang sudah penuh, ia akan selalu kalah oleh tugas mendesak.
• Memiliki beberapa pemilik untuk satu kelompok data. Jika beberapa orang bertanggung jawab, tidak ada yang bertanggung jawab. Departemen lain boleh terlibat, tetapi satu orang yang memutuskan.

Ringkasan

Pemilik data memutuskan, pengelola data mengerjakan pekerjaan harian, dan TI menyediakan teknologinya. Pembagian sederhana ini mengakhiri sebagian besar perdebatan tentang milik siapa data itu. Mulailah dengan satu area, tunjuk orang-orang nyata, dan beri mereka waktu serta wewenang, maka Anda akan memiliki proses kerja yang dapat diulang di area lain.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk menyiapkannya, lihat layanan Tata Kelola Data kami: kami menetapkan peran bersama tim Anda, menyiapkan aturan, dan meninggalkan pemeriksaan yang berjalan untuk Anda.