BI untuk ritel: laporan yang benar-benar Anda butuhkan

Jaringan ritel dengan mudah bisa memiliki ratusan laporan yang tidak pernah dibuka siapa pun, sementara pemiliknya tetap mengajukan pertanyaan yang sama setiap minggu: bagaimana sebenarnya kinerja kita? BI memberikan jawaban hanya jika laporan disusun berdasarkan keputusan, bukan berdasarkan data yang kebetulan tersedia.

Artikel ini membahas laporan yang benar-benar dibutuhkan peritel, serta detail kalender, pajak, dan mata uang yang sering mendistorsi angka.

Mulailah dari keputusan

Sebelum membangun dashboard, tuliskan siapa memutuskan apa, dan seberapa sering:

• Pemilik atau CEO: toko, format, dan kategori mana yang perlu didanai atau ditutup.
• Tim komersial: produk mana yang dipertahankan, apa yang dipromosikan, bagaimana menetapkan harga.
• Rantai pasok: apa yang perlu dipesan dan ke mana stok dipindahkan.
• Manajer toko: apa yang harus dilakukan hari ini di toko ini.

Masing-masing orang ini membutuhkan laporan yang berbeda, bukan satu dashboard raksasa dengan filter.

Laporan yang penting

1. Ringkasan penjualan

Pendapatan, jumlah struk, rata-rata nilai belanja, dan jumlah item per struk, per hari, toko, dan kategori. Bandingkan dengan tahun lalu dan dengan rencana. Inilah laporan yang dibuka setiap pagi, jadi laporan ini harus cepat dimuat dan benar.

2. Margin per kategori dan produk

Pendapatan saja dapat menyembunyikan masalah: sebuah kategori bisa tumbuh sambil menghasilkan lebih sedikit. Margin harus memperhitungkan diskon, promosi, dan retur, dan semua orang perlu menggunakan satu definisi yang sama. Jika bagian keuangan dan tim komersial menghitung margin secara berbeda, laporan akan diperdebatkan alih-alih digunakan.

3. Stok dan kehabisan stok

Stok yang tersedia, hari cakupan stok, item yang kosong, dan barang yang lambat terjual per toko. Penjualan yang hilang karena rak kosong tidak muncul di laporan penjualan mana pun, sehingga harus diperkirakan secara terpisah. Bagi sebagian besar peritel, di sinilah BI paling cepat memberikan hasil.

4. Efektivitas promosi

Apa yang sebenarnya dihasilkan promosi: penjualan tambahan atau hanya penjualan berdiskon yang toh akan terjadi? Bandingkan dengan periode serupa dan dengan toko yang tidak ikut promosi. Periksa juga apakah penjualan produk sejenis di sekitarnya turun pada saat yang sama.

5. Kanal

Toko, toko online milik sendiri, aplikasi pesan-antar, dan marketplace. Bandingkan kanal setelah dikurangi komisi dan biaya pengiriman, bukan berdasarkan pendapatan. Pesanan melalui aplikasi bisa tampak seperti pertumbuhan, tetapi menghasilkan jauh lebih sedikit daripada pesanan yang sama di toko.

6. Perbandingan toko

Toko yang sebanding ditempatkan berdampingan: penjualan per meter persegi, per karyawan, dan per struk. Bandingkan hanya toko yang buka sepanjang periode, karena jika tidak, pembukaan toko baru akan mendistorsi gambaran.

Jebakan kalender, pajak, dan mata uang

Hari raya bergeser setiap tahun

Ramadan dan Idulfitri, Paskah, Tahun Baru Imlek, dan Diwali jatuh pada tanggal kalender Masehi yang berbeda setiap tahun. Membandingkan bulan Maret dengan Maret tahun lalu bisa saja mengadu periode hari raya dengan periode biasa, sehingga pertumbuhan atau penurunan di layar menjadi semu. Tambahkan periode hari raya ke dimensi kalender Anda, dan bandingkan hari yang setara relatif terhadap setiap hari raya.

Pajak penjualan berbeda di setiap negara

Tarif dan aturan VAT, GST, dan pajak penjualan berbeda antarnegara, bahkan terkadang di dalam satu negara. Jika Anda beroperasi di beberapa pasar, tentukan apakah laporan menampilkan pendapatan dengan atau tanpa pajak, lalu terapkan secara konsisten. Jika tidak, perbandingan antarnegara akan menyesatkan.

Akhir pekan tidak selalu sama

Di sebagian besar negara, akhir pekan jatuh pada Sabtu dan Minggu, tetapi di beberapa negara pada Jumat dan Sabtu. Laporan yang membandingkan "penjualan akhir pekan" antarnegara harus memperhitungkan hal ini, begitu pula definisi minggu. Sepakati kapan minggu pelaporan dimulai.

Beberapa mata uang

Bisnis di beberapa negara membutuhkan satu mata uang pelaporan dan satu aturan kurs: harian, rata-rata bulanan, atau kurs anggaran tetap. Jika tidak, pergerakan kurs akan tampak seperti pertumbuhan atau penurunan penjualan.

Nama dalam beberapa bahasa

Produk atau pemasok yang sama bisa muncul dalam satu bahasa di satu sistem dan dalam bahasa lain di sistem lain, dengan beberapa ejaan. Tanpa satu referensi produk tunggal (MDM), penjualan satu item terpecah ke beberapa baris dan tidak ada laporan yang bisa dipercaya.

Sebelum membangun: periksa datanya

Sebagian besar proyek BI macet bukan karena alatnya, tetapi karena angkanya tidak cocok dengan sistem akuntansi. Sebelum membangun dashboard:

1. Sepakati definisi pendapatan, margin, retur, dan KPI.
2. Cocokkan total dari POS, ERP, dan akuntansi. Audit kualitas data singkat akan menunjukkan di mana angkanya berbeda.
3. Bersihkan data referensi produk dan toko.
4. Pilih alat paling akhir, dengan kriteria yang jelas.

Ringkasan

BI ritel yang baik dimulai dari hal kecil: tampilan penjualan harian, margin yang jujur, stok, dan perbandingan kanal setelah biaya. Masukkan detail kalender, pajak, dan mata uang sejak awal, karena menambahkannya belakangan akan mahal. Begitu orang memercayai laporan ini, menambah kedalaman menjadi mudah.

Jika Anda merencanakan proyek BI, lihat layanan Analitik & BI kami. Kami mulai dari keputusan dan data Anda, dan baru kemudian membangun laporannya.