Privasi data dan kualitas data: apa yang dibenahi dulu

Undang-undang privasi data biasanya dibahas sebagai topik hukum: kebijakan, kalimat persetujuan, kontrak. Namun banyak persyaratannya hanya dapat dipenuhi jika perusahaan tahu data pribadi apa yang dimilikinya, di mana data itu disimpan, dan apakah data itu benar. Itu adalah persoalan kualitas data.

Artikel ini menunjukkan di mana undang-undang privasi bersinggungan dengan masalah data sehari-hari dan apa yang perlu dibenahi lebih dulu. Sebagai contoh utama, kami menggunakan General Data Protection Regulation (GDPR) Uni Eropa, karena banyak undang-undang lain di seluruh dunia mengikuti gagasan serupa. Aturan dan tenggat yang tepat berbeda di setiap negara. Ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum: untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan pengacara.

GDPR secara singkat

• Cakupan. GDPR berlaku bagi organisasi di Uni Eropa dan juga dapat menjangkau perusahaan di tempat lain yang menawarkan barang atau jasa kepada orang-orang di Uni Eropa. Dengan demikian, suatu undang-undang bisa berlaku bagi Anda meskipun Anda tidak memiliki kantor di negara tersebut.
• Linimasa. GDPR berlaku sejak 25 Mei 2018.
• Sanksi. Denda tertinggi mencapai EUR 20 juta atau 4% dari omzet tahunan global, mana yang lebih tinggi.

Di mana undang-undang privasi bertemu kualitas data

Data yang tidak akurat wajib diperbaiki

Data pribadi harus akurat dan selalu mutakhir, dan orang dapat meminta agar kesalahan diperbaiki. Bagi perusahaan yang memiliki pelanggan yang sama di CRM, sistem loyalitas, dan sistem penagihan, ini bukan sekadar suntingan sederhana. Tanpa satu catatan pelanggan tunggal, koreksi sampai ke satu sistem, sementara nilai lama tetap hidup di sistem lainnya.

Permintaan individu memiliki tenggat

Orang dapat meminta akses ke datanya, koreksi, atau penghapusan. Berdasarkan GDPR, perusahaan umumnya memiliki waktu satu bulan untuk menanggapi, dengan kemungkinan perpanjangan. Untuk menanggapi, Anda perlu menemukan semua catatan tentang satu orang. Duplikat, ejaan nama yang berbeda-beda, dan nomor telepon dalam format yang berbeda membuat pencarian itu tidak dapat diandalkan.

Kebocoran menyisakan sedikit waktu

Berdasarkan GDPR, kebocoran yang menimbulkan risiko bagi orang-orang harus dilaporkan kepada otoritas pengawas dalam 72 jam sejak diketahui. Dalam waktu itu, Anda harus memahami data apa dan milik siapa yang terdampak. Perusahaan tanpa inventaris data akan menghabiskan waktu tersebut hanya untuk mencoba menjawab pertanyaan itu.

Anda harus tahu bagaimana data diproses

Perusahaan umumnya wajib menyimpan catatan aktivitas pemrosesan dan menilai risiko pemrosesan berisiko tinggi. Hal ini sulit dilakukan secara jujur tanpa data lineage: gambaran jelas tentang dari mana data berasal dan ke mana data mengalir. Laporan dan ekspor yang tidak pernah didokumentasikan siapa pun adalah titik buta yang paling umum.

Persetujuan harus dapat dilacak

Jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan, perusahaan harus dapat menunjukkan bahwa persetujuan itu telah diberikan. Pemasaran adalah contoh yang umum. Jika status persetujuan tersimpan di satu sistem dan daftar pengiriman diekspor dari sistem lain, Anda bisa menghubungi orang yang sudah menolak tanpa menyadarinya.

Apa yang perlu dibenahi lebih dulu

1. Susun inventaris data pribadi

Daftarkan di mana data pribadi disimpan: sistem inti, spreadsheet, ekspor, cadangan, dan layanan eksternal. Catat kolom apa yang disimpan, untuk apa, dan berapa lama. Ini menjadi dasar bagi hampir semua langkah lainnya.

2. Tetapkan pemilik

Setiap kelompok data pribadi membutuhkan pemilik data yang bertanggung jawab di sisi bisnis dan pengelola data yang menjaganya dari hari ke hari. Tanpa mereka, permintaan koreksi atau penghapusan tidak punya tujuan. Lihat perbedaan kedua peran tersebut.

3. Rapikan catatan master pelanggan

Tentukan sistem mana yang menjadi sumber kebenaran untuk data pelanggan, serta bagaimana duplikat dideteksi dan digabungkan. Ini adalah tugas klasik MDM, dan manfaatnya jauh melampaui kepatuhan: laporan dan pemasaran juga menjadi lebih akurat.

4. Tetapkan aturan kualitas untuk kolom kunci

Nomor telepon, nomor identitas, alamat email, status persetujuan, dan tanggal membutuhkan format yang jelas dan pemeriksaan otomatis. Mulailah dengan kolom yang digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Audit kualitas data menunjukkan di mana masalahnya.

5. Dokumentasikan aliran data

Uraikan bagaimana data pribadi berpindah antarsistem dan laporan serta ekspor mana yang memuatnya. Salinan yang tidak Anda ketahui tidak dapat dikoreksi atau dihapus.

6. Latih prosedurnya

Ambil satu orang uji dan coba temukan semua datanya, koreksi, lalu siapkan tanggapan. Lakukan juga latihan penanganan kebocoran. Latihan dengan cepat menunjukkan di mana proses gagal selagi taruhannya masih kecil.

Ringkasan

Dokumen hukum menjelaskan apa yang dijanjikan perusahaan untuk dilakukan. Kualitas data menentukan apakah perusahaan benar-benar mampu melakukannya. Inventaris, pemilik yang jelas, satu catatan pelanggan, dan pemeriksaan otomatis membuat penanganan permintaan, koreksi, dan respons kebocoran jauh lebih mudah di negara mana pun, dan pekerjaan yang sama juga memperbaiki pelaporan.

Kami dapat membantu sisi data dari pekerjaan ini: lihat layanan Keamanan Data dan Kualitas Data kami. Penilaian hukum atas kewajiban Anda tetap menjadi tugas pengacara Anda.

Sumber

• General Data Protection Regulation (EU) 2016/679, EUR-Lex